Concessione del patrocinio dell'Ambasciata del Giappone presso la Santa Sede
令和7年3月13日
Gli enti che intendano avvalersi del patrocinio del Ministero degli Affari Esteri del Giappone, dell’Ambasciata del Giappone presso la Santa Sede per eventi in programma quali mostre, convegni, manifestazioni celebrative, concerti, proiezioni cinematografiche, dopo aver letto con attenzione le modalità di richiesta del patrocinio, dovranno presentare richiesta, allegando la relativa documentazione. Si fa presente fin da ora che, a seconda dei contenuti dell’iniziativa, il patrocinio potrebbe non essere concesso.
Non sarà consentito richiedere parallelamente il patrocinio per uno stesso evento al Ministero degli Affari Esteri e alle rappresentanze diplomatiche, né a più rappresentanze diplomatiche del Giappone. Non sarà possibile, ad esempio, presentare richiesta di patrocinio contemporaneamente all'Ambasciata del Giappone presso la Santa Sede e all’Ambasciata del Giappone in Italia.
Tempistica per la presentazione della richiesta di patrocinio
- La richiesta va presentata almeno un mese e mezzo prima della data in cui si intende iniziare ad avvalersi del patrocinio (ad esempio, la data di inizio della pubblicizzazione dell’evento tramite stampa di materiale di comunicazione, siti internet etc.). Qualora la documentazione venga presentata a ridosso dell’evento o risulti incompleta, potrà non essere presa in considerazione.
- Ambasciata, dopo aver esaminato la documentazione presentata, si pronuncerà sulla concessione o meno del patrocinio, informandone l’ente richiedente. In caso la richiesta sia accolta favorevolmente, sarà possibile pubblicizzare l’avvenuta concessione del patrocinio e utilizzare il logo dell’Ambasciata.
Documenti necessari per richiedere il patrocinio
1. Modulo di richiesta di patrocinio e dichiarazione
2. Prospetto dell’iniziativa
3. Bilancio di previsione
4. Documentazione relativa al contenuto del progetto
a. Materiale che fornisce una panoramica dell’evento, come progetti, elenco di opere esposte (mostre, ecc.), contenuto dei lavori (film, spettacoli teatrali, ecc.), programmi, linee guida per la candidatura (mostre, concorsi, ecc.) (Per tutti gli eventi è richiesto almeno un elemento per ogni punto.)
b. Documentazione da cui si evince che sono state assolte tutte le misure sanitarie necessarie per la somministrazione di alimenti se presenti, e nel caso di eventi sportivi l’aver assolto le misure riguardo la sicurezza, la prevenzione degli incidenti, i sistemi di soccorso e di assicurazione.
5. Documentazione relativa all’ente organizzatore e all’ente richiedente
2. Prospetto dell’iniziativa
3. Bilancio di previsione
4. Documentazione relativa al contenuto del progetto
a. Materiale che fornisce una panoramica dell’evento, come progetti, elenco di opere esposte (mostre, ecc.), contenuto dei lavori (film, spettacoli teatrali, ecc.), programmi, linee guida per la candidatura (mostre, concorsi, ecc.) (Per tutti gli eventi è richiesto almeno un elemento per ogni punto.)
b. Documentazione da cui si evince che sono state assolte tutte le misure sanitarie necessarie per la somministrazione di alimenti se presenti, e nel caso di eventi sportivi l’aver assolto le misure riguardo la sicurezza, la prevenzione degli incidenti, i sistemi di soccorso e di assicurazione.
5. Documentazione relativa all’ente organizzatore e all’ente richiedente
a. Elenco dei membri (con specificata l'organizzazione di appartenenza, la sede di lavoro, la mansione, ecc. o allegare un curriculum)
b. Atto costitutivo o documenti equivalenti (Contratto, Statuto, Donazioni, ecc.)
c. Oggetto sociale, risultati aziendali, contenuti dell'attività, ecc.
d. In caso che l'organizzatore e il richiedente siano diversi, i documenti che mostrano la relazione tra i due (contratti, ecc.)
b. Atto costitutivo o documenti equivalenti (Contratto, Statuto, Donazioni, ecc.)
c. Oggetto sociale, risultati aziendali, contenuti dell'attività, ecc.
d. In caso che l'organizzatore e il richiedente siano diversi, i documenti che mostrano la relazione tra i due (contratti, ecc.)
＊La documentazione ai punti b e c può essere omessa per i progetti che hanno già ricevuto il patrocinio di questa Ambasciata negli ultimi due anni. Tuttavia, in caso di modifiche dall'ultima richiesta, occorre inviare di nuovo detta documentazione.
N.B.
- L’Ambasciata del Giappone declina qualsivoglia responsabilità in merito ad eventuali imprevisti connessi ai contenuti della manifestazione o verificatisi nel corso della realizzazione della stessa.
- La concessione del patrocinio non implica in alcun modo un sostegno di carattere economico alla manifestazione.
- In caso di indicazione dell’avvenuta concessione del patrocinio o di pubblicazione del logo dell’Ambasciata su materiale di comunicazione, si prega di inviare la bozza in visione all’Ambasciata stessa per ottenerne preventiva approvazione.
Relazione conclusiva
Entro tre mesi dal termine dell’evento, l’organizzatore è tenuto a presentare una relazione comprensiva dei documenti sotto elencati. Qualora tale relazione non venisse presentata, anche eventuali successive richieste di patrocinio dell’Ambasciata del Giappone o di altre forme di sostegno da parte dello stesso richiedente potranno non essere accordate.
Anche nel caso in cui non fosse possibile presentare la relazione per contingenze inerenti alla manifestazione stessa, si prega in ogni caso di esplicitarne i motivi e di presentare una relazione di medio termine che in un secondo momento dovrà essere necessariamente integrata dalla relazione finale.
- Relazione sull’evento
- Bilancio consuntivo (compilazione libera)
- Materiale che attesti l’avvenuta realizzazione dell’evento
- Materiale di comunicazione quali opuscoli, poster etc. nei quali sia stato indicato il patrocinio del Ministero degli Affari Esteri del Giappone (in caso di siti web si prega di allegare la stampa della schermata).
Anche nel caso in cui non fosse possibile presentare la relazione per contingenze inerenti alla manifestazione stessa, si prega in ogni caso di esplicitarne i motivi e di presentare una relazione di medio termine che in un secondo momento dovrà essere necessariamente integrata dalla relazione finale.
Riferimenti e recapiti
La documentazione dovrà pervenire al seguente indirizzo:
Ambasciata del Giappone presso la Santa Sede
Ufficio Culturale e Stampa
Via della Conciliazione, 15
00193 Roma ITALIA
Oppure via Email: japanemb.holysee@va.mofa.go.jp
Ambasciata del Giappone presso la Santa Sede
Ufficio Culturale e Stampa
Via della Conciliazione, 15
00193 Roma ITALIA
Oppure via Email: japanemb.holysee@va.mofa.go.jp